Zoomen als werkwoord

Begin maart 2020 had ik geen idee wat Zoom was. De eerste week van de lockdown heb ik tegen onze happiness manager (Mirelle Petit, mijn steun en toeverlaat bij de Gelukkig Werken Academy) gezegd dat ik nooit online zou gaan. Een week later gaf ik mijn eerste Zoom sessie. Sinds dat prille begin heb ik meer dan 100 online sessies gegeven over werkgeluk. Soms met meer dan 60 deelnemers, soms een klein team en zelfs individueel. Meer dan 80% van deze online sessies deed ik via Zoom. Ik heb ook online sessies gegeven via Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts, Wurk, Jitsi, Messenger, Webex en zelfs Whatsapp. Geen van de alternatieven werkt zo goed als Zoom. Ik kwam er pas veel later achter waarom Zoom zo enorm goed werkt. Het antwoord zal je wellicht verbazen.

 

De superioriteit van Zoom
Mensen die online met verschillende videobelsystemen werken, herkennen wellicht de superioriteit van Zoom. Het programma werkt op alle vlakken beter. De kwaliteit van de videobeelden en het geluid is zeer goed, zelfs bij grote groepen. Alle opties zijn logisch en direct intuïtief te begrijpen. Echt onderscheidend is het gebruik van breakout rooms. Daarmee kan je een ervaring creëren die dicht tegen live trainen zit. Sommige onderdelen uit een trainingsprogramma kan je zelfs beter doen via Zoom. Deelnemers geven zelf aan dat zij verrast zijn hoe “echt” een sessie via Zoom lijkt op een live setting. Bij het begin van de pandemie waren er wat problemen rond de beveiliging van Zoom. Dit is de afgelopen maanden opgelost. Zoom is nu qua beveiliging vergelijkbaar met Microsoft Teams. Wat betreft het delen van gegevens met andere partijen kan je zelfs beter voor Zoom kiezen dan voor Microsoft Teams of Google Handouts (zie hier het overzicht dat de Autoriteit Persoonsgegevens heeft gemaakt over de voor- en nadelen van de verschillende videobel programma’s).

 

Wat is het geheim van Zoom?
Zoom steekt met kop en schouders boven andere videobelprogramma’s uit. Als gebruiker ervaar je bij gebruik vrijwel direct een andere beleving dan bij veel andere programma’s. Hoe hebben ze dat voor elkaar gekregen? Een interview met de oprichter & CEO Eric Yuan is erg verhelderend. Eric was, voordat hij met Zoom startte, software ingenieur bij Webex, een ander videobel- programma. Hij wilde een betere ervaring creëren voor zijn klanten en was gefrustreerd met wat hij kon bieden via Webex.

 

Beter leren omgaan met online werken
Ondanks dat Zoom de focus heeft op geluk, klagen veel gebruikers (net als bij andere videobelprogramma’s) over extra vermoeidheid (zogenaamde Zoom fatigue). Ik denk zelf dat dit voor een belangrijk deel te maken heeft met hoe we omgaan met online werken. In de meeste organisaties waar ik nu (online) kom zijn alle vergaderingen van offline naar online gegaan. Door de toegenomen efficiëntie zijn deze vergaderingen vaak korter geworden. Maar het zijn er ook meer geworden. Eén deelnemer vertelde dat vergaderingen vroeger een uur duurde. Nu zijn ze ingekort naar een half uur. Maar het zijn er wel twee keer zoveel geworden. Doordat er geen reistijd meer is, zijn vergaderingen vaak ook direct aansluitend. De lunchpauze is ook weggevallen. Zij zat dus letterlijk tussen 8.30 uur en 18.00 uur in één grote online vergadering waarbij ze elk half uur met andere mensen zat. Vind je het gek dat je dan kapot bent na zo’n online werkweek. Erg effectief was het ook niet meer. Gek genoeg zat iedereen in deze organisatie in hetzelfde looprad. Soms is de oplossing dat iemand bewust uit deze gekkigheid stapt. Dat had ze gedaan na onze sessie. Een open (online) inloop uurtje in de ochtend voor medewerkers met prangende vragen verving alle vergaderingen van de dag. Behalve initiële stress bij de ondersteuning gaf dit haar de rust om aan de slag te gaan met de echt belangrijke zaken. En weer veel meer plezier, voldoening en zingeving in het werk te ervaren.

 

De psychologie van online werken
Online werken heeft ook aan aantal psychologische aspecten die het online werk extra vermoeiend kan maken. Een aantal eenvoudige “hacks” kan jouw werkplezier echter flink vergroten. In Zoom (of bijvoorbeeld in Teams) zie je in een vergadering alle deelnemers constant in beeld. Allemaal ogen die op jou zijn gericht. Stel; je bent met 8 teamleden dan ervaar je constant 8 paar ogen die op jou zijn gericht. Daar ben je wellicht niet bewust mee bezig maar dit kan je wel bakken met energie kosten. Door te kiezen voor speaker view beperk je het aantal gezichten dat je ziet en verminder je de extra energie die het kost. Verder zie je bij online vergaderen ook constant jezelf. Dat is natuurlijk zeer ongewoon en kan je extra bewust maken van jezelf. Ook dit kan weer extra energie kosten. In veel videobelprogramma’s kan je deze optie waarbij je jezelf ziet ook gewoon uitzetten (dat kan in Zoom op deze manier). Dit zijn allemaal kleine veranderingen die er uiteindelijk voor zorgen dat online werken ook gewoon leuker en effectiever werken wordt. Meer tips? Check dit boeiende overzicht van de Harvard Business Review.

 

Het verlies van verbinding
Veel medewerkers geven aan dat zij het gevoel van verbinding missen met hun collega’s. Hoe langer de lockdown en het online werken duurt hoe meer last medewerkers gaan ervaren. 38 procent van de medewerkers doet zijn werk met minder plezier. Een derde ervaart steeds meer werkstress. Een vijfde van de medewerkers geeft aan dat de sfeer op het werk steeds grimmiger wordt en de onderlinge spanningen oplopen (bron).

 

Managers hebben het zwaar tijdens corona
Ook voor managers is dit een pittige tijd. Leidinggevenden geven aan dat zij zich zorgen maken over burn out bij medewerkers (40%), 50% maakt zich zorgen over het verlies van betrokkenheid en het verdwijnen van de bedrijfscultuur. 87 procent van de managers geeft aan dat leidinggeven tijdens corona de grootste uitdaging is die zij ooit hebben meegemaakt. Tweederde van de leidinggevende twijfelt tijdens de crisis aan zijn eigen capaciteiten als leider.

 

Onze manier van communiceren is veranderd
Doordat veel vergaderingen en gesprekken online zijn gegaan, is onze manier van communiceren veranderd. In de meeste organisaties waar ik nu (online) kom wordt dit (bewust dan wel onbewust) als een groot gemis ervaren. En hoe langer dit duurt hoe meer dit als een last wordt ervaren. Online vergaderen vergroot vaak de efficiëntie. Gesprekspartners duiken direct op de taak. Daardoor valt het informele deel van onze communicatie weg. Gesprekken die we normaal bij het koffiezetapparaat of tijdens de lunch zouden hebben en vooral opvulling leken blijken nu cruciaal te zijn voor de onderlinge verbinding. Medewerkers weten steeds minder van elkaar en voelen zich in toenemende mate geïsoleerd en eenzaam. Dit vermindert weer de betrokkenheid bij het werk, vergroot de kans op verzuim en burn out.

 

Wat kan je als leidinggevende doen?
Duidelijk is dat leidinggeven tijdens corona om hele andere vaardigheden vraagt. Zonder gelijk psycholoog te worden, vraagt dit veel meer van onze interpersoonlijke vaardigheden. Hieronder een aantal praktische handreikingen:

Jezelf kwetsbaar opstellen
Door als leidinggevende zelf open en kwetsbaar te zijn, creëer je ruimte voor anderen om te bespreken hoe het met hen gaat. De uitdaging is om daarbij selectief authentiek te zijn (een mooie term die ik hier even leen van Ivo Callens). Delen hoe het met je gaat en tegelijkertijd rekening houden met je eigen grenzen en die van je team (zie hier voor nog een aantal praktische tips om dit te bereiken).

 

Activiteiten verzinnen die onderlinge verbindingen vergroten
Door informele (online) activiteiten bewust een plek te geven binnen de werkweek breng je de momenten bij het koffiezetapparaat en de lunch terug naar de online werkplek. Start de week met een informele aftrap van de week. Sluit de week af met een online borrel waarbij je drankjes en hapjes bij teamleden thuis laat bezorgen. Maak in dat soort sessies gebruik van breakout rooms zodat teamgenoten met elkaar in gesprek kunnen gaan. Organiseer een pub quiz, een online boekenclub of laat teamgenoten elkaar in tweetallen buiten ontmoeten voor een informeel gesprek. Als leidinggevende hoef je dit soort activiteiten ook niet allemaal zelf te bedenken en uit te voeren. Vaak zijn er teamleden die dat juist erg leuk vinden om dit te organiseren. Geef hun een platform en de middelen om de onderlinge verbindingen te vergroten.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *