You are fired! Reorganiseren zonder ontslag; kan dat?

Hoe ga je als organisatie om met teruglopende omzetten en winsten? Wat ga je doen wanneer je verlies dreigt te gaan maken of zelfs bang wordt voor faillissement? Snijden natuurlijk! Liefst in dat onderdeel dat het meeste kost; personeel! Medewerkers met een tijdelijk contract worden er als eerste uitgegooid. Is dat niet voldoende dan wordt het verder zoeken naar mogelijke boventalligen! Wat draagt iemand direct bij en wat kost iemand?  Dit is een mooie tijd om het vet weg te snijden en weer ”lean en mean” te worden. Zo werkt het toch? Of zou het ook anders kunnen? Anders & beter?!

Geluk & werk combineert ondanks de crisis.

Mijn Deense collegaAlexander Kjerulf (hij noemt zichzelf Chief Happiness Officer) is een boek aan het schrijven over hoe je geluk & werk combineert ondanks de crisis. Zijn stelling is dat reorganiseren alleen maar beter en effectiever gaat wanneer je de plezier, voldoening en zingeving van je medewerkers niet uit het oog verliest. Eén van de mensen die hij heeft geïnterviewd voor zijn nieuwe boek is Wim Roelandts CEO van Xilinx (werelds grootste ontwikkelaar en producent van programmeerbare chips). Roelandts (van Belgische origine) heeft een bijzondere vorm van reorganiseren waar we volgens mij veel van kunnen leren. Maar laten we eerst even terug gaan naar de oude, vertrouwde vorm van reorganiseren. Namelijk bezuinigen door te snijden en mensen eruit te gooien!

Ontslaan is drama

Ontslagrondes tijdens reorganisaties hebben altijd iets dramatisch. Medewerkers zijn vaak angstig en onzeker. Het is het gesprek van de dag en al het nieuws rond de reorganisatie heeft de hoogste prioriteit. Klanten en alle andere werkzaamheden lijken automatisch naar de achtergrond te schuiven. Ergens in een kamertje achteraf wordt naarstig gesleuteld aan DE formule die gaat bepalen wie mag blijven en wie gaat. Langzaam sijpelt dit nieuws door de organisatie. Vaak startend bij het management die de taak heeft het slechte nieuws te brengen. Een van de meest dramatische verhalen die ik ooit hoorde ging als volgt: De afdelingsmanager had weer van zijn manager gehoord wie kon blijven en wie moest gaan. Na dit nieuws te hebben ontvangen liep hij door naar de kantoortuin. Daar stond zijn hele team in een cirkel, gearmd als een groep rugbyers, met de rug naar hem toe. Eén voor één moest hij iemand uit de cirkel halen, om het slechte nieuws te brengen. Tijdens een training in het brengen van slechts nieuws bleef dit beeld hem achtervolgen als een nachtmerrie.

Kan het ook anders?

Reorganisaties en ontslag leidt vaak tot angst en gevoelens van boosheid, verdriet & machteloosheid. We weten uit onderzoek dat negatieve gevoelens niet leidt tot een productieve, laat staan innovatieve medewerkers. Angstige mensen raken letterlijk verstart, inflexibel, werken minder goed samen en hebben een verslechterd immuunsysteem. Niet de ideale groep om daarna de strijd mee te winnen. Na de ontslagrondes kampen de blijvers vaak ook nog met schuldgevoelens en gevoelens van wantrouwen. Het is volgens mij daarom ook niet gek dat slechts 20 procent van de reorganisaties slaagt. Mijn grote vraag daarbij is. Kan het ook anders? Een utopie? Ik denk het niet! Een prachtig voorbeeld vind ik de stappen die Roelandts aanraad te nemen om een organisatie door een recessie heen te slepen. (hij claimt al acht recessies te hebben overleefd).

Stap 1: Snij in salarissen en niet in banen

Wanneer het slecht gaat is bezuinigen een vereiste. In plaats van te bezuinigen door banen te schrapen kan je er ook voor kiezen de lonen te verlagen. Afhankelijk van de hoogte van het salaris bepaal je een teruggang waarbij de hoogste salarissen percentueel het meeste inleveren. Achterliggende idee hiervan is dat de allerlaagste salarissen het meeste zullen merken van een salaris teruggang terwijl dit minder effect zal hebben op de allerhoogste salarissen. Bij Xilinx betekende dit dat Roelandts zelf 20 procent van zijn eigen salaris schrapte terwijl anderen lager in de hiërarchie slechts 6 procent inleverden.

Stap 2: Blijf open communiceren

Veel angst ontstaat in organisaties door onzekerheid en onduidelijkheid. Blijf helder, duidelijk en vooral eerlijk communiceren hoe het bedrijf ervoor staat. Wanneer je informatie achterhoud behandel je medewerkers als kinderen. Hoe kan je dan verwachten dat zij hun verantwoordelijkheid nemen en zich 100% inzetten om het bedrijf weer gezond te krijgen. 

Stap 3: Betrek medewerkers bij beslissingen

Leg nieuwe initiatieven en beslissingen voor aan kleine groepjes medewerkers (focusgroepen). Vraag hun om feedback en creëer een open sfeer waar medewerkers hun ideeën en eventueel kritiek kunnen uiten. Een ander voordeel van dit soort focusgroepen is dat veranderingen niet komen als een verrassing. Op die manier wordt ook het onderling vertrouwen vergroot.

Stap 4: Blijf optimistisch

In goede tijden is pessimisme een houding die je je kan permitteren. In slechte tijden is die luxe verdwenen. Zonder hoop en geloof in de toekomst komen er geen oplossingen voor de problemen. En optimisme is wat anders als naïviteit. Uit onderzoek blijkt dat optimisten dezelfde gevaren en bedreigingen waarnemen als pessimisten. Het belangrijkste verschil is dat pessimisten het sneller opgeven terwijl optimisten er vol tegenaan blijven gaan! Dit vraagt veel van zowel medewerkers als management. Zowel op persoonlijk vlak als op cultureel vlak. Vooral wij Nederlanders hebben hier nog een slag te maken want Nederland blijkt uit onderzoek één van de vijf meest pessimistische landen ter wereld te zijn!

Roelandts’ aanpak heeft zijn bedrijf Xilinx geen windeieren gelegd. Behalve één kwartaal was Xilinx in no time weer winstgevend. Tijdens de crisis wist Xilinx zijn marktaandeel met 15 procent te vergroten. En bedenk eens wat de invloed is op de motivatie, de betrokkenheid en de Happiness@work van de medewerkers van Xilinx!!

Verder lezen & bronnen:

• Een prachtige methodiek om op een betrokken en “positieve” manier te reorganiseren is Appreciative Inquiry A.I.. Zie wikipedia voor meer informatie over deze methodiek
• Prachtige blog van Alexander Kjerulf over Happiness@work
• Bron foto: Flickr.com,  wengs