Digitale fitheid

Naast het gebrek aan focus en flow zijn de digitale tools die we nu nog meer zijn gaan gebruiken vaak niet optimaal. Veel instrumenten zoals Excel en Word maar ook email zijn in feite digitale vertalingen van oude technieken uit de tijd van de typemachine. De coronacrisis maakt duidelijk dat het tijd wordt deze archaïsche instrumenten te vervangen voor nieuwe tools die meer bij de tijd zijn. In het verleden ging het gebruik van deze oude instrumenten vooral ten koste van onze effectiviteit. De pandemie maakt de impact nog groter waardoor het ook ten koste gaat van onze (mentale) gezondheid. Oplossingen hiervoor zijn er wel maar deze zijn nog niet erg bekend. Ze vragen van ons een andere houding en het gebruik van nieuwe digitale tools. Afgelopen week heb ik daar uitgebreid over gesproken met één van dé experts in Nederland op dit gebied Martijn Aslander. Eerder deelde ik een Linked’In artikel van hem over het belang van digitale fitheid. Deze post was enorm populair. Blijkbaar een onderwerp dat anderen ook aanspreekt.

Omdat digitale fitheid (juist nu) zo’n belangrijke factor is voor werkgeluk hebben we afgesproken hier de komende periode een aantal online sessies over te organiseren onder de noemer Digitaal Werkgeluk. De eerste (kosteloze) online sessie organiseren we op maandag 31 mei van 13.00 tot 14.00. Wil jij daarbij zijn? Stuur mij dan even een email via onno@gelukkigwerken.nl dan stuur ik je de Zoom uitnodiging.

Ontsprankelen en online werken
Een deel van de uitgeblustheid die veel medewerkers nu ervaren komt door verkeerd online werken. Met een aantal eenvoudige tips kan jezelf veel energieverlies besparen. Laat ik je eerst een paar vragen stellen.

1. Zie jij (ook) jezelf terwijl je aan het videobellen bent?
2. Heb jij de rustmomenten die je vroeger had toen je van de ene locatie naar de andere moest lopen of autorijden (deels) vervangen door (meer) video calls?
3. Wanneer jij naar het beeldscherm kijkt, kijk jij dan langs de ander in plaats van dat jij de ander aankijkt of kijk je direct de ander in de ogen (en de ander bij jou)?
4. Heb je af en toe een hapering in geluid of beeld of zie jij soms een vertraging wanneer anderen praten?

Scoor je meer dan 2 keer een “ja” dan heb je echt een probleem. Het mooie is dat de oplossingen redelijk eenvoudig zijn en dit jou echt een bak energie en extra sprankeling gaat opleveren. Zie hieronder een aantal eenvoudig toepasbare tips.

Het probleem van “jezelf zien” (probleem 1)
Jezelf constant in de spiegel zien is een enorm energielek. Wanneer je jezelf in de spiegel ziet ben je veel kritischer naar jezelf. Wanneer je aan het videobellen bent, ben je bewust danwel onbewust constant ook naar jezelf aan het kijken. Dit kost bakken met energie en is (vaak onbewust) enorm stressvol. De oplossing is bijzonder eenvoudig. In Zoom kan je de projectie van jezelf heel eenvoudig tijdelijk uitzetten (dat kan in Zoom op deze manier). Wanneer je met Teams, Skype of een ander videoprogramma werkt kan je het beste gewoon een post-it gebruiken om jezelf te bedekken.

Uit onderzoek komt naar voren dat vrouwen en jongeren extra gevoelig zijn voor zichzelf zien. Zij worden nog kritischer op zichzelf dan anderen groepen. De persoonlijkheid blijkt ook een belangrijke rol te spelen. Vooral introverte en gevoelige mensen ervaren extra stress wanneer zij constant naar zichzelf kijken. Doe jezelf een plezier en ga hiermee aan de slag. Zet jezelf uit wanneer je aan het videobellen bent. Mijn deelnemers geven aan dat de impact enorm (positief) is.

Rustmomenten inbouwen (probleem 2)
Wanneer je geen rustmomenten inbouwt, zal de hoeveelheid stress hormonen (bijvoorbeeld cortisol) gedurende de dag steeds verder toenemen. Rust en vooral beweging zijn cruciaal om jouw stressniveaus weer even te laten zakken. Dan ben je aan het einde van de dag minder vermoeid en slaap je ook beter en dieper. Er zijn tegenwoordig mooie apps die je daarbij kunnen ondersteunen. Bijvoorbeeld Ommetje van de hersenstichting die je hier kunt downloaden.

Verbinding gaat via de ogen (probleem 3)
In een gesprek kijk je elkaar af en toe aan in de ogen. Zo voel je je gezien en word je opgemerkt. Bij veel videobelsessies gaat dit niet automatisch goed. Kijk dus af en toe bewust in de camera. Hier zal je jezelf echt even op moeten trainen. Er zijn steeds meer handige tools om dit elkaar “in de ogen kijken” te faciliteren. Bijvoorbeeld een algoritme die je ogen “automatisch” aanpast zodat het lijkt of je elkaar aankijkt of een camera die je direct voor je beeldscherm kan plaatsen. Kleine, eenvoudige interventies met enorm veel positief effect.

Vertraging van het beeld (probleem 4)
Wanneer het geluid of beeld van onvoldoende kwaliteit is dan kost het extra energie om je te kunnen concentreren op de inhoud. Onderzoek laat verder zien dat wanneer het beeld dat jij van de ander ziet vertraagt is dat je, ondanks dat je weet dat dit te maken heeft met de internetsnelheid of andere technische problemen, jij die ander ervaart als dommer. Extra reden dus om supersnel internet te installeren en jezelf (of jouw medewerkers) van goed materiaal te voorzien.

Intensiteit van videobellen (bonus)
Wanneer je voor de computer zit en online aan het overleggen bent met een klein aantal anderen dan is jouw hoofd (en dat van jouw gesprekspartners) relatief groot. Onbewust zal je dit ervaren als een situatie van conflict of van grote intimiteit. Dit heeft een enorm versterkend effect op je concentratie. Op zich werkt dat natuurlijk positief. Je luistert dan extra aandachtig en je bent gefocust. Nadeel is dat wanneer je langere sessies hebt je jezelf op deze manier uitput. Wanneer iedereen wat meer afstand neemt van de camera zijn de gezichten kleiner en de belevenis wat minder intense. Je kunt natuurlijk ook afspreken de camera regelmatig even uit te zetten of te kiezen voor Gallery view in plaats van Speaker view waardoor de gezichten ook wat minder groot op het beeldscherm komen.

Hierboven hebben we uitgebreid gesproken over ontsprankelen. Het blijkt een fenomeen met verschillende oorzaken. Sommige mensen hopen dat het einde van de lockdown (hopelijk deze zomer) ook het einde zal betekenen van het ontsprankelen. Ik denk zelf dat dit een naïeve veronderstelling is. Er is meer aan de hand. De pandemie bracht deze crisis in het werk alleen maar versneld aan het licht. Werk is al een langere tijd stuk zoals Martijn Aslander dat noemt. Verder zal door het hybride werken online werken een steeds belangrijkere rol gaan spelen. We zullen met elkaar aan de slag moeten om dit te repareren. Het meten van werkgeluk kan daarbij ondersteunend werken. We leren steeds meer over de relatie tussen werkgeluk en andere factoren. Bij ons onderzoek (De Monitorgroep & de Gelukkig Werken Academy, 2021) naar werkgeluk begin 2021 bleek bijvoorbeeld een duidelijke relatie tussen de hoogte van het werkgeluk en de mate waarin medewerkers op zoek gaan naar een andere baan. Zie hieronder voor de relatie tussen werkgeluk en de neiging op zoek te gaan naar een nieuwe baan.

Bij medewerkers die een lage score hebben op werkgeluk (lager dan een 6) is een grote meerderheid (84 procent) actief op zoek naar een nieuwe baan. Bij medewerkers die een hoge score hebben op werkgeluk (8 en hoger) is een grote meerderheid (84 procent) niet op zoek naar een andere baan. Werkgeluk is dus cruciaal voor het binden en boeien van talent.

Bron uitgelichte afbeelding