5 tips om werken op afstand draaglijker, leuker en effectiever te maken!

1. Laat jouw medewerkers gebruik maken van de beste tools voor videobellen
Geef mensen de ruimte om gebruik te maken van de beste tools voor videobellen. Er gaat niets boven elkaar echt live zien maar er zijn tegenwoordig wel goede alternatieven. Ik heb de afgelopen periode bijna alle tools voor videobellen mogen uitproberen. Voor mij is er maar één die er met kop en schouders bovenuit steekt en dat is Zoom. De kwaliteit van de verbinding, de mogelijkheid tot interactie, de gebruiksvriendelijkheid. Alles werkt gewoon veel beter dan willekeurig welke concurrent.

Issues rond privacy zoals dit voorbeeld bij de gemeenteraad van West Betuwe lijken vooral onhandigheid en onbekendheid te zijn van de organisatoren met Zoom. Wanneer je toch nog twijfelt omdat privacy heilig voor jou is (of jouw organisatie) dan is alleen Jitsi een echt super veilig alternatief. Wat je dan wel mist zijn break-out rooms. Gelukkig valt ook daar wel weer een mouw aan te passen.

Werk jij bij een organisatie die Teams , Skype of Webex verplicht stelt? Zorg er dan voor dat mensen onderling met elkaar contact kunnen hebben via bijvoorbeeld WhatsApp. Break-out sessies waarin mensen 1-1 kunnen communiceren zijn cruciaal om echte verbinding tussen medewerkers te creëren is mijn ervaring.

2. Geef medewerkers de juiste verbinding (en apparatuur)
Elkaar goed zien is cruciaal. Stel dat deze crisis 20 jaar geleden was gebeurd dan hadden we een groot probleem gehad maar op dit moment kan je overal in Nederland supersnel internet aanschaffen. Video zorgt ervoor (in vergelijking met alleen bellen) dan we veel meer gefocust met elkaar in gesprek gaan en de aandacht er veel beter bij kunnen houden (tot 50 % beter). De kwaliteit van de verbinding is daarbij cruciaal. Een vertraagde verbinding is niet alleen vermoeiend maar zorgt er ook voor dat de zender wordt ervaren als onaantrekkelijker, minder aardig en zelfs minder gedisciplineerd.

3. Praat niet alleen over de taak maar ook over de persoon
Veel leidinggevenden zijn resultaatgericht. Daar zijn ze op geselecteerd. Normaal krijg je als leidinggevende het persoonlijke wel mee door een gesprekje bij het koffiezetapparaat of in de wandelgangen. Nu hangt het allemaal af van de inhoud van jouw gesprek. Vragen naar hoe het gaat kan wat onwennig voelen maar is cruciaal om een goede binding te behouden met jouw medewerkers en het team. Door zelf te delen hoe het met jou gaat en ook te vertellen waar jij zelf tegen aanloopt, creëer je ruimte voor de ander om hier ook iets over te delen.

4. Laat zelf ook jouw expressie en emoties zien
De afgelopen weken heb ik veel online met (teams van) leidinggevenden gewerkt. Het valt mij op dat veel mensen weinig expressie tonen. In een live setting krijg je het hele lichaam mee. Tijdens videobellen vaak alleen het gezicht of het bovenlichaam. Wees je ervan bewust dat non verbaal gedrag juist belangrijker wordt wanneer je aan het videobellen bent. Bewust dan wel onbewust reageert de ander op wat jij laat zien. Zowel als je ergens enthousiast door wordt, als wanneer je teleurgesteld bent of je irriteert. Door bewuster te zijn van jouw expressie krijgt jouw communicatie meer impact en creëer je een sterker gevoel van verbinding.

5. Help jouw medewerkers te wennen aan videobellen
Het valt me op dat sommige mensen als angstige haasjes constant naar de camera staren. Niet zo gek dat je dan na een uurtje Zoomen helemaal kapot bent. Videobellen is ook een kwestie van wennen. Naar verloop van tijd ga je je meer ontspannen. Af en toe in de camera kijken is prettig maar laat het geen staarwedstrijd worden.